12
KES

Moderni tietotyö ravintolatyöntekijän arjen uudistajana

Riikka Gassen - maanantai 12.6.2017

Teksti on osa Microsoftin Fiksummin yhdessä -tapahtumaa ja se on julkaistu alun perin Microsoftin Mahdollista-blogissa 7.6.2017.



Moni organisaation sisäisen tiedonkulun kehittämishanke keskittyy edelleen tuijottamaan tiiviisti perinteisen konttorityöntekijän työpäivää. Moderni tietotyöläinen saa käyttöönsä erilaisia videopuhelu-, ja chat-toimintoja, joiden avulla on helppo olla yhteydessä omiin työkavereihin fyysisestä sijainnista riippumatta. Lisäksi tiedonhaku tapahtuu aiempaa helpommin uudistuneiden hakupalveluiden avulla.

Mutta mitä tapahtuu, kun nämä samat uudistustarpeet tuodaan ulos konttorista liikkuvan työn tekijälle, jolla ei ole omaa tietokonetta, työnantajan tarjoamaan älypuhelinta tai aikaa käyttää älylaitteita jatkuvan asiakaspalvelutyön lomassa? Tähän haasteeseen tarttui rohkeasti HOK-Elannon ravintolatoimiala, joka lähti uudistamaan ravintoloiden sisäistä ja samalla koko toimialan yhteistä tiedonkulkua osana koko S-Ryhmän laajuista Office 365 -palvelun käyttöönottoa. Projekti toteutettiin yhteistyössä teknologiatoimisto Digital Illustratedin kanssa.

“Ravintoloissa on valtava tietämys toimintamme kehitysmahdollisuuksista. Asiakaspalvelutyön lisäksi jokainen ravintolatyöntekijä tekee tärkeää asiantuntijatyötä päivittäisissä asiakaskohtaamisissamme. Tämän tietämyksen tarvitsemme jatkossa kehitystyömme tueksi, minkä vuoksi mitään ammattiryhmää ei voida enää jättää tiedonkulun kehityshankkeiden ulkopuolelle”, valaisee ravintolatoimialan johtaja Jouko Heinonen uudistuksen taustoja.


Tiedonkulku työvuorojen välillä


Ravintolan sisäinen tiedonkulun suurin haaste on jatkuvasti vaihtuvat työvuorot, joiden välillä tärkeää päivittäistä tietoa on siirrettävä työntekijältä toiselle. Tähän mennessä käytetyt viestintäkanavat, kuten post it -laput ja ilmoitustaulu korvattiin työntekijöiden välisellä chat-palvelulla Microsoft Teamsilla, jonne siirrettiin päivittäiset ilmoitukset ja kyselyt ruokatuotteista, huoltotarpeista ja vaikkapa asiakaspalautteista. Näin jokainen työntekijä pääsee helposti käsiksi työssä tarvitsemiinsa tietoihin ravintolan omalta tabletilta lippulappusten etsimisen sijaan.


Asiakastyön tiedonhaku


Erityisruokavalioiden lisääntyessä ravintolat saavat nykyään asiakkailta paljon yksityiskohtaisia toiveita ruoka-annoksiin liittyen. Tähän asti esimerkiksi tieto aromivahventeen käytöstä annoksissa on pitänyt hakea paperimuodossa olevilta annoskorteilta. Uudistuksen yhteydessä nämä tuotetiedot muutettiin sähköiseen muotoon, jolloin tiedon haku ja päivitys on aiempaa suoraviivaisempaa. Näin yksityisohtaisiinkin kysymyksiin on helpompi vastata nopeasti hakutoimintoja hyödyntämällä, kertoo yhden pilottiravintolan vuoropäällikkö kokemuksistaan.


Arjen asiakastieto kehitystyön tueksi


Projekti aloitettiin haastattelemalla eri työntekijäryhmiä ravintolatoimialalla. Yksi tärkeimpiä haastatteluiden tuloksia oli havainto siitä, ettei tärkeä asiakaspalaute edennyt riittävästi virallisia palautekanavia pitkin, vaan osa arvokkaasta asiakastiedosta jäi ravintoloihin työntekijöiden omiksi havainnoiksi. Juuri tällaisten ongelmien vuoksi viestintäkanavia on tärkeää luoda ja avata lisää. Yksi tärkeimmistä voitoista projektissa olikin päivittäisen keskusteluyhteyden avaaminen eri toimipisteiden ja tuotetiedoista vastaavan henkilön välille. Näin tarjolijat ja muu henkilökunta saattoivat raportoida hetkessä annoksista saaduista palautteista ja toisaalta muut ravintolat saattoivat kommentoida, onko heilläkin saatu vastaavaa palautetta.



Teknologiauudistus nähtävä strategisten tavoitteiden mahdollistajina


Ravintoloihin kohdistuva uudistustarve on vasta valkuvaiheessa ja tulevat kuukauden ja vuodet näyttävät, millaiseksi arki ravintoloissa muodostuu. Vaikka tarve uudistukselle on selvä, tarvitsee onnistunut toteutus edelleen paljon tiedonvaihtoa ravintoloiden ja uudistusta toteuttavien tahojen välillä. “Mieleeni on jäänyt keskustelu erään pilottiravintolan johtajan kanssa, joka kuunteli ensin kiinnostuneena esittelyn uusista työkaluista ja totesi sitten, että vaikuttaa oikein hienolta, mutta millä ajalla ajattelit, että käytämme näitä työkaluja?”, kertoo Riikka Gassen Digital Illustratedilta.  “Oli hiihtoloma, lounasaika ja ravintola täynnä asiakkaita, joten kysymys osui naulan kantaan.”

Uusien toimintatapojen ohella tärkeää on kuvata, mistä uudistuksen yhteydessä voidaan luopua ja toisaalta, miksi tätä kaikkea oikeastaan tehdään. Tarkoitus on poistaa työpäivästä tällä hetkellä huonosti toimivia asioita, nopeuttaa ongelmanratkaisua ja näin tuoda lisää happea kiireisen työpäivän keskelle.

“Projektissa ei missään vaiheessa ole ollut kyse teknologiasta, vaan siitä, että olemme asettaneet korkeat tavoitteet asiakas- ja työntekijäkokemuksen kehittämiselle tulevien vuosien aikana. Näihin tavoitteisiin ja toisaalta haasteisiin uudistusten taustalla ei vastata ainoastan hallintotyötä tekevien ihmisten voimin, vaan tarvitsemme mukaan jokaisen työntekijän tietämyksen, panostuksen ja halun kehittää toimintaamme jatkossa”, alleviivaa Jouko Heinonen uudistuksen strategista näkökulmaa.

17
TOU

SharePoint Virtual Summit - uusien julkaisujen yhteenveto

Milja Nohynek - keskiviikko 17.5.2017

SharePoint Virtual Summit kokosi jälleen Microsoftin SharePoint-yhteisön kuulemaan tulevista lupauksista. Kokosin yhteen esiin nostetut julkistukset, jotka näkyvät loppukäyttäjälle.

Tapahtumassa julkaistuja uusia toiminnallisuuksia SharePoint-tiekartalla:

  • OneDriven paranneltu synkronointi ja dokumenttien jako
  • Parannuksia viestinnällisen intranetin tarpeisiin: uusi sivustotyyppi Communication sites ja web-parteja
  • Groups-navigointiin uusia mahdollisuuksia
  • Microsoft Flow & PowerApps integroidummin SharePointissa
  • Yammerissa uusia toiminnallisuuksia ja dynaamiset AAD-ryhmät
  • Groups valloittaa SharePointin.. joku päivä
  • Ja paljon muuta!

 

OneDriven paranneltu synkronointi ja dokumenttien jako

OneDriven uusi synkronointimahdollisuus Files On-Demand julkistettiin viime viikolla. Tämä toiminnallisuus tulee Windows 10:n päivityksen mukana, ja tarkoittaa että dokumentit voi asettaa niin, etteivät ne vie enää tilaa kovalevyltä.

Toinen hehkutettu parannus oli oikeuksien antaminen ja niiden tarkastaminen suoraan File Explorer -käyttöliittymästä. Tämä on tärkeä toiminnallisuus File Explorer -käyttäjille, ja odotan itse kovasti pääseväni testaamaan tätä kesän jälkeen. File Explorerille ei ole tullut muutoksista piiitkään aikaan, joten on mielenkiintoista nähdä aikooko Microsoft luoda uutta jatkossa resurssien hallinnan käyttäjien iloksi. 

 

Parannuksia viestinnällisen intranetin tarpeisiin: uusi sivustotyyppi ja web-parteja

SharePoint on erittäin yleinen viestinnällisen intranetin alusta, ja aiemmin sen rakennus käytettäväksi on ollut suuresti toimittajien harteilla. Communication Site oli demojen perusteella Microsoftin vastaus siihen, miten SharePointin pitäisi taipua viestinnällisen intranetin tarpeisiin tulevaisuudessa. Demot ovat hienoja, ja uudet web-partit lupailevat mukavia täsmätyökaluja viestinnällisten sivujen työstöön: kuvakarusellia, modernia kalenteria, henkilöt-nostoa, sivujen kommentointia. Uudet ulkoasut tulevat olemaan tarjolla myös moderneille sivuille (Pages). 

 


Tuttuun tapaansa Microsoft kehui SharePointin kehittäjäyhteisön tärkeyttä, mutta uuden Communications site -sivustotyypin muokattavuus ja laajennettavuus jäi vielä hieman epäselväksi. Mikäli responsiivinen taitto ja sivuston asettelu ovat tulevaisuudessa helpompia tehdä, jää tulevissa SharePoint pilvi-intranet toteutuksissa entistä enemmän aikaa ja budjettia sisällön tuottamisella.

Communication Site on tulossa jo pian testaukseen, jo Q2/2017 First Release -tenantteihin ja maailmanlaajuinen jakelu sen jälkeen.





Vanhojen julkaisusivustojen tuki säilyy, eikä Microsoft julkistanut Communication siteen korvaavan nykyisiä julkaisusivustoja. Migraatiopolkua nykyisestä intranetistä uuteen responsiiviseen ei siis vielä luvattu. Mikäli vanhat merkit pitävät paikkansa eivät migraatiot olemassa olevalle sisällölle ole Microsoftille ensimmäinen prioriteetti, vaan sisältö tulee uusia uusiin sivustopohjiin seuraavan projektin yhteydessä tai pikkuhiljaa sivusto kerrallaan.

 

Navigointi Groupsissa helpommaksi - vai monimutkaisemmaksi?

Tapahtumassa julkistettiin uusia tapoja liikkua työkalujen kesken. Yhtenä esimerkkinä Groupsin SharePoint-sivustolle tuotavilla web parteilla ja linkeillä pääsee muihin Groups-osioihin, mikä on todella hyvä uudistus. Toisena uutuutena tuli SharePoint-upotukset Teamsiin. Microsoft selkeästikin pyrkii helpottamaan navigointia joka paikassa, mikä auttaa nopeaan työskentelyyn ja työn keskittämisen siihen työkaluun missä kulloinkin on. Kuitenkin tämä tuo edelleen hahmottamishaasteita niille loppukäyttäjille, jotka eivät ymmärrä Groups-logiikkaa ja eri työkalujen integraatioita. 

 



Microsoft Flow & PowerApps integroidummin SharePointissa

Microsoft Flow tarjoilee uusia, yksinkertaisia työnkulkuja valmiina paketissa käyttäjille, esimerkkinä "Send for approval". Tämä oletettavasti ohjaa käyttäjiä pikkuhiljaa Flow-maailmaan ja kannustaa luomaan omia custom-flowta.

Lisäksi PowerApps tulee vihdoin integroitumaan SharePointin listojen ja kirjastojen kanssa, ei enää connectoreita. Voit siis lähteä tekemään omia prosesseja suoraan SharePointin käyttöliittymästä, ja Microsoft lupaa tätä toiminnallisuutta saataville jo kesän aikana.

 

Yammer ja SharePoint -integraatiot etenevät hitaasti

Yammer pysyy edelleen hyvin sivussa muiden muutosten varjossa. Yammer ja SharePoint -integraatiosta kirjoitettiin oma bloginsa, mutta käytännössä siinä puhutaan vain pienestä lisäyksestä nykyiseen Yammer embed -toiminnallisuuteen. Edelleen luvataan jatkokehitystä SharePointin ja Yammerin kesken, mutta kehitys tällä hetkellä on paljon vahvemmin Teams-integraatioissa. Yammerissa kehitetään pienempiä käyttötapauksia tasaiseen tahtiin (kirjoitusten editointi jälkikäteen, videoiden upottaminen, ym.).


Suurin Yammer-uutinen oli mielestäni dynaamiset AAD-ryhmät, joka mahdollistaa ryhmien osallistujien keskitetyn hallinnan. Huonona puolena tässä on toistaiseksi se ettei keskitetysti hallittuun ryhmään pysty lisäämään hallinnan ohi käsin henkilöitä. Hallinta kuitenkin auttaa erittäin laajojen Yammer ryhmien kanssa. Tämä vaatii sen että henkilöhakemiston (AD) tiedot on kunnossa, muutenhan säännöt (esimerkiksi kaikki HR-osaston henkilöt kuuluvat HR ryhmään) eivät toimi.

 

Tiekartan päässä: Groups valloittaa SharePointin

Groups on ollut Microsoftin kehityksen ytimessä, ja nyt julkistettiin tavoitetila Groupsin ja SharePointin viimeiseen yhdistämiseen: olemassa olevien SharePoint-sivustojen siirtymisen Groups-malliin. Tätä ei kuitenkaan vielä käyty tarkemmin läpi, joten oletettavasti kehitystyö aiheen tiimoilta on vielä kesken ja tarkemmat tiedot julkaistaan ehkä vasta vuoden päästä. Mielenkiinnolla odotan, kuinka tämä SharePointin ja Groups -maailmojen yhdistäminen aiotaan ratkaista.



...Ja paljon muuta!

SharePoint Virtual Summit kokosi paljon erilaisia uudistuksia, joista on tässä vain murto-osa. Lue kaikista muistakin uudistuksista, kuten uusista Admin-toiminnallisuuksista, SharePoint Server 2016 Feature Pack 2:sta tai People-hausta Microsoftin SharePoint Virtual Summit -yhteenvedosta!

11
TOU

Tietoturva ja asiakas-caset: HPR-tapahtuman parhaat palat

Antti Martikainen - torstai 11.5.2017

Kävin piipahtamassa OnSightin järjestämässä SharePoint ja Office 365 Hyvät, pahat ja rumat -tapahtumassa, joka järjestettiin 9.5. Jätkäsaaren Clarion-hotellissa. Tietoturva ja GDPR-kysymykset olivat tilaisuudessa laajasti esillä, mutta mukaan mahtui myös monta hyvää SharePoint- ja O365-puheenvuoroa. Seuraavaksi muutama nosto tapahtuman esityksistä.


Mikko Hyppönen: Tummia pilviä

F-Securen Mikko Hyppönen piti tapahtuman key note -esityksen, joka painottui organisaatioiden digitaaliseen tietoturvaan. Nykypäivän hyökkäysryhmittymät toimivat eri motiivein, eri teknologioita käyttäen. Osa kyberrikollisista on jännitystä etsiviä nuoria, osa protesti- tai poliittisin motiivein toimivia ryhmiä, unohtamatta valtiollisia toimijoita. Myös ääriryhmittymien keinovalikoimat saattavat laajentua entistä enemmän kyberrikollisuuden piiriin.

Hyvä esimerkki meitä kaikkia koskettaneesta tietomurrosta on vuoden 2012 LinkedIn-murto, josta tiedotettiin vasta monta vuotta murron jälkeen. Minä ja sinä todennäköisesti olimme myös murron uhreja: tunnuksia ja sähköpostiosoitteita varastettiin yli 100 miljoonaa.

Tekijät etsivät tässä(kin) tapauksessa sähköpostitunnuksia. Ne ovat rahanarvoista tavaraa, koska niillä puolestaan pääsee usein käsiksi henkilöiden verkkokauppatunnuksiin. Iskun tekijä myi näitä tietoja eteenpäin ja hankki rahoillaan mm. loistoautoja ja kelloja - joilla rehenteli esimerkiksi Instagramissa. Kyseinen nuorimies on parhaillaan pidätettynä Tsekeissä ja odottaa luovutusta Yhdysvaltoihin. Elämä opettaa.

F-Secure itse kouluttaa henkilöstönsä tietoturvaan pelillistämisen keinoin. Käytännössä henkilökunta saa tavallisen sähköpostinsa joukkoon erilaisia hyökkäys- ja kalasteluviestejä. Kun työntekijä kuittaa epäilyttävän viestin tietoturvauhaksi, saa hän tästä pisteitä. Intranetissa on tätä varten high score -lista.

F-Securen malli on hyvä ja konkreettinen pelillistämis-case, jonka avulla henkilökunta on saadaan pysymään kartalla tärkeästä perusosaamisesta - mukaan lukien hallinnolliset työntekijät.

Mikolla oli myös kiinnostava huomio liittyen EU:n tulevaan tietosuoja-asetukseen. GDPR  (General Data Protection Regulation) sinänsä pitää sisällään paljon hyvää, mutta Hyppösen mukaan se myös auttaa rikollisia määrittämään verkkohyökkäyksille käyvän hintatason. Skenaario: asiakastietosi varastetaan. Haluatko maksaa EU-sanktion 4% globaalista liikevaihdosta, vaiko rikollisten tarjoaman "halvennuksen", esim. 2%?

Toisia lähteitä seuranneena näyttää siltä, että esimerkiksi palvelunestohyökkäyksen tekeminen tänä päivänä on valitettavasti lähes naurettavan helppoa, eikä sellaisen toteuttaminen edellytä juurikaan teknisiä taitoja.

Tietoturvasta ja GDPR:stä hieman lisää tämän tekstin lopussa.


Osuuspankin intranet & Outotecin Office 365 -käyttöönotto

Näiden kahden case-esittelyn yhteydessä oli helppo havaita, mitä tapahtumaan osallistuneet olivat ennen kaikkea tulleet hakemaan. Molemmat esitykset synnyttivät runsaasti keskustelua, kun osallistujat etsivät ratkaisuja ja suuntaviivoja omia suunnitteilla tai meneillään olevia hankkeitaan varten.

OP:n Venla Virkajärvi kertoi heidän SharePoint 2013 -pohjaisen intranet-ratkaisunsa kehittämisen tavoitteista ja toteutumista. Venlan mukaan hankkeessa suurimmat panostukset liittyivät ratkaisun käyttäjälähtöisyyteen asiakokonaisuuksittain. Esimerkiksi korttitiedot löytyvät tänä päivänä keskitetysti yhdestä paikasta - eli intranet on käytännön tietovarasto kaikille pankkityöntekijöille, vaikka paikallisiakin sisältöjä on runsaasti.

Mielenkiintoista oli myös kuulla OP:n satojen ihmisten sisällöntuottajaverkostosta ja siitä, kuinka viestintä ohjaa ja tukee työntekijöitä ajantasaisen ja laadukkaan sisällön tuottamisessa. Venla painotti tässä vierihoidon merkitystä: kun tähdätään hyvään laatuun ja intranetin merkityksellisyyden kasvattamiseen oman työn näkökulmasta, eivät keskitetyt yleiskoulutukset toimi.

Työkontekstin huomiointi intranet-koulutuksissa onkin olennaista. Toinen tavallaan itsestään selvä, mutta aina yhtä tärkeä pointti esiin nostettavaksi on intranet-palvelun jatkuva kehittämisen tarve. Etenkään isoissa organisaatiossa ei ole mahdollista jäädä teknisen projektin jälkeen odottelemaan seuraavaa isompaa versiopäivitystä, vaan intranetin sisältöä ja rakennetta on kehitettävä pitkäjänteisesti ja työntekijöitä osallistettava ja koulutettava säännöllisesti.


Outotecin Kirsi Sahlstén kertoi Office 365 -työtilojen onnistuneen jalkauttamisen keinoista. Käyttäjät olivat keskimäärin varsin tyytyväisiä projektin lopputuloksiin, vaikka oppejakin oli matkalla kertynyt. Kirsin mukaan järjestelmän hyödyntämistä olisi alusta lähtien pitänyt miettiä enemmän aitojen käyttäjäryhmien näkökulmasta, yleisten käyttäjäroolien sijaan.

Koulutuksen suuntaaminen työtehtävien suorittamiseen uudella tavalla pelkkien työvälinekoulutuksten sijaan onkin Kirsin näkökulmasta tärkeää. Samoin korostui ajatus työvälineiden roolituksesta: O365-välineet pitää roolittaa, mutta samoin tulisi kaikki muutkin välineet ja järjestelmät, joita yksittäinen tiimi käyttää.

Kyllä, tästä olen todellakin samaa mieltä: tiimin/prosessin työtä pitää suunnitella ja kehittää kokonaisuutena, ei pistemäisesti yhden järjestelmän näkökulmasta. Samalla haasteeksi nousee muutosinvestoinnin kustannus. Tätä aihetta käsittelin juuri koulutusten tehokkuutta pohtivassa blogissani.


Tietoturva ja GDPR


Mikko Hyppösen esityksen lisäksi tietoturva ja sen merkitys nousi esille myös muissa puheenvuoroissa. OnSightin Jussi Roine suositteli pariinkin kertaan siirtymään pilviympäristöissä asteittain vahvaan tunnistautumiseen silloin, kun käyttö tapahtuu sisäverkon ulkopuolella. Organisaatioiden huomiota tietoturvaan ohjaa tietysti myös EU:n tuleva tietosuoja-asetus, GDPR, jota aletaan soveltaa 25.5.2018 alkaen. Aiheesta puhui HPR-tapahtumassa Microsoftin Minna Frände.

GDPR:n myötä jokaisen organisaation tulee analysoida tallentamansa henkilötieto ja sen talletusperusteet sekä oma kyvykkyytensä tarjota tietoa esimerkiksi yksityiselle henkilölle tallennetuista tiedoista. Lisäksi on analysoitava kyky poistaa tallennetut tiedot, etenkin kun talletus on perustunut henkilön antamaan suostumukseen, joka vedetään pois.

Direktiivissä puhutaan "asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä", mutta se ei täsmälleen ottaen rajaa mikä on riittävä joukko toimenpiteitä - ne tulee suhteuttaa riskiin. Esimerkiksi tietojen poistamisen suhteen oikeuspäätökset tullevat tarkentamaan reaalimaailman vaatimuksia, eli direktiivit jättävät asioita avoimeksi.

Joka tapauksessa on selvää, että palvelunestohyökkäysten ja tietomurtojen määrä tulee lisääntymään. Tämä on uhka, johon on pakko reagoida, niin EU-sakkojen kuin organisaation maineen ja liiketoiminnan riskienhallinnan näkökulmasta.

Yritysten tuottavuuden ja toimintakyvyn turvaamiseksi suosittelen, että teknistä tietoturvaa ja digitaalisten tietoturvallisten työskentelytapojen kehittämistä mietitään käsi kädessä. Näitä päätöksiä ei voi eikä kannata tehdä siiloissa. Digitalisaatio on koko yrityksen yhteinen murros.

Microsoftin Harri Mikkanen painotti kollaboraatioympäristöjen (esimerkiksi Office 365) merkitystä osana GDPR-valmistautumista. Myös Microsoftin on-line -palveluiden sopimusehdot tulevat tähän liittyen päivittymään ja näitä muutoksia kannattaa seurata. Aiheesta lisää mm. Microsoftin GDPR-sivustolta.

Kiitokset tapahtuman järjestäjille!

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.