16
TOU

Moderni intranet - Teamsilla

Milja Nohynek - keskiviikko 16.5.2018

Moderni intranet -blogisarjassa käsitellään modernilla SharePointilla ja muilla Office 365 -työkaluilla rakennettavaa intranetia. Tällä kertaa tarkastelussa on Teams - ja miten se integroituu osaksi modernia intranetia.

Teams: chat-työkalu vai virtuaalityöpöytä?

Microsoft Teams on keskustelupohjainen työkalu, joka on reilun vuoden ikäiseksi palveluksi hankkinut todella vahvan aseman Office 365:ssa. Näköpiirissä on, että Teamsin rooli Office 365 -tiekartalla tulee entisestään vahvistumaan, sillä palvelu tulee korvaamaan Skype for Business -sovelluksen lähitulevaisuudessa. Teams tulee siis jokaiselle Skypeä käyttävälle joka tapauksessa ainakin chat- ja puhelutyökaluksi, mutta Teams tarjoaa paketista paljon muutakin.


Teams tuo tiimit ja projektit yhteen aivan uudella tavalla, koska keskusteluiden lisäksi se tuo työnteon muut kontekstit saman ikkunan sisään. Dokumentit, muistiinpanot, palaverit ja chat-keskustelut ovat itsestään selviä osia Teams-käyttöä. Näiden lisäksi Teamsin saa yhdistettyä käyttöliittymäänsä järkyttävään määrään eri sovelluksia Office 365:n sisältä ja muista palveluista. Tämä tekee Teamsista virtuaalityöpöydän, mistä käyttäjän ei tarvitse välttämättä poistua lainkaan päivän aikana. Tämä on todella suuri muutos työntekijöiden työpäivään, jos näitä mahdollisuuksia aletaan oikeasti hyödyntää.


Teams uutiskanavana

Teams on lähtökohtaisesti tiimien ja suppeampien ryhmien työskentelyalusta. Teams ei siis tarjoa täysin perinteistä intranetia, mutta mahdollistaa erilaisia käyttötapoja intranet-tarpeisiin. Uutisointi on tästä hyvä esimerkki.

Vaikka viestinnällisen intranetin ytimeen kuuluvat uutiset tehtäisiinkin keskitetysti Communication Site -ratkaisuun, Teams voi toimia tärkeimpänä jakelukanavana. Esimerkiksi SharePointista rakennetulla automaatiolla voidaan tuoda oman liiketoiminta-alueen uutiset oman tiimin "Toimiala tiedottaa" -nimiselle kanavalle. Täten uusimmat uutiset ovat omien keskustelujen rinnalla, mutta kuitenkin selkeästi omassa säikeessään.


Teams-mobiilisovellus nostaa Teamsin erittäin kiinnostavaksi työkaluksi erityisesti liikkuville työntekijöille. Teams voi rakentua hyvällä jalkautuksella liikkuvan henkilöstön pääasialliseksi uutis- ja ohjekanavaksi.Teamsin rooli voi siis olla perinteisemmän viestinnällisen intranetin ohella jopa tärkein viestintäkanava, jossa työntekijät voivat lukea kohdennetusti uutisia ja tiedotteita, osallistua keskusteluun ja jakaa omaa tietämystä millä tahansa päätelaitteella. 

Teams työnteon ja ohjeiden keskuksena

Uutisten ja viestinnän rinnalle Teamsiin voi upottaa juuri tietylle tiimille tai ammattiryhmälle tarpeelliset ohjeet ja prosessit omille välilehdilleen. Välilehdet ovat toimiva tapa kerätä tärkeimmät sisällöt yhteen paikkaan erityisesti näyttöpäätekäyttäjille. On hyvä huomioida, että mobiilisovelluksella ne vaativat erillisiä kirjautumisia erillisiin sovelluksiin (kuten SharePoint-sivulle), ja täten vaativat useamman sovelluksen jalkautusta kentälle.


Eri viestintäkanavien ja intranetien käyttöönotto tuntuu jumiutuvan usein siihen tilanteeseen, missä ne eivät integroidu muuhun työhön kunnolla. Tässä Teams on erilainen, koska se voi tuoda sekä intranetista että muista prosesseista päivittäiseen työhön liittyvät sisällöt, lomakkeet ja ilmoitukset samaan palveluun.

Esimerkiksi intranetin uutissyötteiden lisäksi ilmoituksia voi tilata muista lähdejärjestelmistä, kuten vaikka kiinteistöpalveluiden tikettijärjestelmästä. Tämä mahdollistaa ongelmatilanteisiin nopeamman reagoinnin, kun ulkoisesta järjestelmästä tullut hälytys tavoittaa samalla koko tiimin, ja mahdollistaa ongelman ratkomisen ja koordinoinnin yhdessä ketjussa.

Varsinaisien työprosessien lisääminen Teamsiin tukee viestinnällisen intranetin käytettävyyttä samasta käyttöliittymästä. Kunhan tieto on jaoteltu selkeisiin kokonaisuuksiin ja jalkautus hoidettu huolellisesti, käyttäjillä on aidosti viestinnällinen intranet integroituna muuhun työkontekstiin.

07
TOU

Viestinnällinen intranet modernilla SharePointilla

Milja Nohynek - maanantai 7.5.2018

Moderni intranet -blogisarjassa ensimmäisenä käsitellään modernilla SharePointilla rakennettavaa viestinnällistä intranetia.

Moderni SharePoint Online tarjoaa täysin responsiivisen, modernin ja helppokäyttöisen intranetin jo nyt ilman yhtään koodinpätkää. Mutta mitä asiakas saa tällä hetkellä oikeasti, jos ei halua investoida kustomointeihin? Käymme läpi tyypillisimmät tarpeet, mitkä saa jo nyt suoraan paketista.

1. Viestinnällisen intranetin sivustot

Viestinnällinen intranet rakentuu yksinkertaisimmillaan eri aihealueisiin keskittyneistä ohje- ja sisältösivustoista sekä etusivusta. Modernissa SharePoint-maailmassa Communication Sites on erinomainen rakennuspalikka näihin.

Jokainen Communication Site on oma sivustokokoelmansa, ja siten hyvä kokonaisuus isommille aihekokonaisuuksille tai organisaation osille. Intranetin rakennesuunnittelu kannattaa silti tehdä aina omaan liiketoimintaan sopien, eikä automaattisesti organisaatiokaavion mukaan.


Communication Site tarjoaa automaattisesti modernit, mobiilivalmiit sivut sekä useita intranet-sisältöä tukevia rakennuspalikoita: uutiset, sisältösivut, tapahtumakalenteri ja monia nostokomponentteja etusivulle ja muillekin sivuille. Alla on esimerkki Communication Site -etusivusta, missä on käytetty seuraavia toiminnallisuuksia (eli verkko-osia):

  • Uutiset
  • Tapahtumat
  • Henkilöt
  • Korostettu sisältö (nostettu uusimmat sivut)



2. Helppo navigaatio

SharePoint-intranetien perinteinen räätälöinnin kohta on ollut navigaatio, ainakin etusivun osalta. Nyt tähän tarpeeseen vastaa SharePoint hub sites -toiminnallisuus. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että eri sivustot (yleisesti Communication Sitet) voi yhdistää yhteen niin, että kaikilla on sama päänavigaatio, oli sitten missä vain intranetia.

Navigaatio on täysin manuaalinen ja maksimissaan kolmitasoinen. Tämän takia navigaatio kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Lisäksi mitään näkyvysrajoitteita tai profiilin mukaan näkyviä linkkejä ei ole (ainakaan vielä) mahdollista tehdä.

Sivustojen sisällä on intra-tasoisen navigaation lisäksi sivuston oma navigaatio. Tämäkin rakentuu täysin manuaalisesti, ja kannattaa olla selkeä kokonaisuuksineen.


3. Kokoava etusivu ja nostot

Toinen hub sites -toiminnallisuuden tuoma etu on nostomahdollisuus kaikkien sivustojen välillä, jotka kuuluvat tiettyyn hub siteen (suomeksi keskussivusto). Tämä on erityisesti kaivattu ominaisuus etusivulla, mihin voidaan nykyään nostaa halutuista sivustoista siellä tehdyt uutiset ja ohjeet kaikkien näkyville. Tapahtumat eivät nouse vielä käyttäjäystävällisesti, mutta oletettavasti siihen on tulossa päivitystä. Lisäksi profiilin perusteella nostoja ei vielä tule, eli kaikille näkyvät samat uutiset ja muut nostot etusivulla.

Alla on esimerkki, missä kolmesta eri sivustosta nousee uutiset etusivulle:


Nostoja voi tuoda myös mihin tahansa hub siteen kuuluvaan sivustoon. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi Työsuhde-sivuston uusimmat uutiset voidaan nostaa myös Kiinteistöpalvelut -sivustolle näkyviin.


4. Jatkuva kehitys

Huomionarvoista on se, että SharePoint Online ja Office 365 päivittyvät jatkuvasti. Tämäkin blogikirjoitus happanee varmasti jo puolen vuoden sisään, sillä uusia toiminnallisuuksia tulee jatkuvasti saataville modernin SharePointin maailmaan. Seuraavissa kirjoituksissa poraudumme enemmän aiheisiin, mitä tällä hetkellä kannattaa modernin SharePointin intranet-mallissa kustomoida, ja mitä muita mahdollisuuksia intranet-maailmaan kuuluu kuin vain Communication Sites ja Hub Sites.

30
HUH

Älykäs liiketoiminnan data platform

Mika Ahopelto - maanantai 30.4.2018

binariesIsoissa liiketoiminnan muutoksissa yritykset saattavat huomata, että asiakasrajapinnassa toimivien henkilöiden osaaminen ja tietämys ei toimikaan uudessa tilanteessa. Henkistä pääomaa ja taitoja on kerrytetty jopa vuosikymmeniä ja nyt huomataan, että ne eivät sellaisenaan sovellukaan uuteen toimintaympäristöön. Tällainen muutos voi olla esim. yrityksen muutos tuote- ja projektitalosta palveluiden tuottajaksi. Kuulostaako tutulta? Vastaavista haasteista saa lukea lehdistä jatkuvasti.

Asiaa voi ja kannattaa lähestyä koulutuksen kautta, mutta ongelmaksi todennäköisesti muodostuu kankeat vanhaan toimintamalliin optimoidut tietojärjestelmät ja tietorakenteet. Voisiko näitä lähteä uudistamaan? Toki, mutta syvään juurrutettujen järjestelmien muuttaminen on helposti vuosien massiivinen projekti, jolla riskeerataan nykyinenkin bisnes. Lisäksi ison muutoksen alkuvaiheessa uuden järjestelmän visio on epämääräinen eikä sitä pystytä täysin speksaamaan. Tarvitaan jotain nopeampaa ja joustavampaa.

Tähän tarpeeseen ratkaisuna on rakentaa nykyisten järjestelmien päällä toimiva digitaalisen ajan data platform. Data platform on tietoalusta, jonka päälle pystytään joustavasti ja nopeasti kehittämään uudenlaista työtä tukevia sovelluksia ja automatiikkaa, ja jonka avulla organisaation tieto saadaan koko organisaation käyttöön. Jos perinteiset operatiiviset järjestelmät on optimoitu (tai jopa sementoitu) tiettyjen vanhojen prosessien ympärille, data platform on optimoitu muutoskyvykkyyden maksimointiin ja organisaatiodatan älykkääseen hyödyntämiseen liiketoimintalähtöisesti.

Älykkään data platformin keskeiset elementit

Joustavuus, mukautuvuus

Moderni data platform, kuten ylipäätään moderni yritysarkkitehtuurikaan, ei ole ratkaisu, josta voidaan piirtää standardoitu yleispätevä arkkitehtuurikuva. Miksi? Koska tällöin ratkaisu ei olisi aidosti liiketoimintavetoinen ja mukautuva vaan tekninen itsetarkoitus. Näitä liiketoiminnasta irrallaan olevia arkkitehtuureja rakennettiin viime vuosikymmeninä, mutta digitaaliseen organisaatioon ne eivät sovi. Digitaalisen organisaation pitää kyetä adaptoitumaan herkästi asiakaskentän muutoksiin, ja tällöin puhutaankin mukautuvasta design-driven yritysarkkitehtuurista, jota myöskin data platformin pitää noudattaa.

Mukautuvuus mahdollistuu jo pilviratkaisujen elastisen luonteen myötä, mutta myös itse ratkaisut on rakennettava helposti muutettavaksi. Monoliittisia ratkaisuja kannattaa välttää, sillä niiden kanssa ajaudutaan helposti resurssikapeikkoihin ja epäoptimaalisiin teknologioihin. Mikropalveluarkkitehtuurin lupaus vastaa juuri tähän tarpeeseen eriyttämällä yksittäiset palvelut itsenäisesti kehitettäviksi osiksi.

Data lake -ratkaisut tiedon tallennuksessa tuovat myös joustavuutta. Perinteisiin tietovarasto-ratkaisuihin (data warehouse) verrattuna data lakeen on nopeaa ja edullista hillota tietoa raakamuodossaan ilman sen kummempaa siivoamista. Tämä mahdollistaa hyvin nopeat data-pohjaiset liiketoimintaratkaisut. Data lakessa tieto analysoidaan vasta hyödyntämisvaiheessa, mikä taas edellyttää ratkaisujen tekijöiltä big data -maailmasta tuttuja käsittely- ja analysointitaitoja. Vastuu datan laadusta siirtyykin samalla lukijalle.

Tehokkuus, suorituskyky

Liiketoiminnan kellotaajuuden nopeutuessa myös tiedon saatavuuden pitää nopeutua. Kuukausittaiset käsin koostetut PowerPoint-raportit voi heittää roskiin ja tilalle tuodaan reaaliaikaisesti lähdejärjestelmistä päivitettävät esimerkiksi Power BI:llä toteutetut raportit, joita voi katsoa vaikka kännykällä milloin vain tarpeen esiintyessä.

Reaaliaikaisuus edellyttää myös automatisoitua datan valmistelua. Eventtipohjaisilla integraatioilla tuodaan muutokset lähdejärjestelmistä lähes reaaliaikaisesti koko organisaation käyttöön. Azuresta löytyy paljon palveluita modernien integrointien tekoon. Event Grid mahdollistaa erittäin suorituskykyisen ja skaalautuvan muutostapahtumien hallinta- ja jakelumekanismin ja vähentää räätälöityjen pollaus- ja prosessointiratkaisujen tarvetta. Service Bus integraatioilla taas toteutetaan hieman perinteisempää transaktioiden, kuten tilausten, vientiä järjestelmästä A järjestelmään B. Event Hubia taas käytetään enemmän IoT- ja big data -ratkaisuissa, joissa viestejä tulee suuri määrä eikä kaikkia välttämättä haluta prosessoida tai tallentaa. Logic Apps mahdollistaa valmiiden connectorien avulla kevyiden ja helpohkojen integraatioiden tekemisen tunnetuimpien järjestelmien välillä suoraan ja standardirajapintojen avulle myös muualle. Azure Functionsit taas tarjoavat kevyen serverless-koodausvaihtoehdon osaksi kaikkia integraatioita. Tiivistettynä: Tiedon jalostamisen automatisointi on pilviaikakaudella kertaluokkaa aiempaa tehokkaampaa ja helpompaa.

Tiedontallennusratkaisuissa nopeutta ja tehokkuutta haetaan raportointipuolella edelleen tietovarastoilla, data vault -mallinnuksella, data marteilla ja OLAP-kuutioilla. Valmisteltujen ja optimoitujen mallien myötä ad hoc -raportointi tehostuu huomattavasti eikä vaadi data-puolen erityisasiantuntijuutta. Erona vanhaan maailmaan on se, että nämäkin ovat jo suurelta osin siirtyneet pilveen helpommin ja edullisemmin hyödynnettäväksi.

Teollisen internetin myötä yhä useampi yritys ajautuu tiedonhallinnassaan big data -puolelle. Tällöin datan analysointiin saadaan tehokkuutta esim. Azure HDInsightin manageeratuilla Hadoop, Spark ja R-clustereilla tai Data Lake Analyticsin kyselyillä ja prosessoinneilla.

API-ratkaisuissa ja räätälöidyissä applikaatioissa suorituskykyä voidaan hakea globaalisti hajautetuilla ja erittäin skaalautuvilla CosmosDB-tietokannoilla.

Data platformin sisällä vaihtoehtoja on siis monia eikä yksi ratkaisu sovellu kaikkiin tarpeisiin.

Kattavuus, monimuotoisuus ja data catalog

Kun puhutaan ison yrityksen data platformista, puhutaan hallitusta kokoelmasta tiedonhallinnan ratkaisuja. Data platform on alati kehittyvä kokonaisuus, jonka tarkoituksena on yksinkertaisuudessaan: tuoda organisaation tieto saataville siellä missä ja milloin sitä tarvitaan. Tieto on tyypillisesti pirstaloitunutta, epätäydellistä, piilotettua jne. Älykkään data platformin onkin kyettävä tuomaan tieto saataville huolimatta siitä, missä lähde on ja missä muodossa data on.

Monimuotoinen data platform tuo pääsyn tietoon, jonka lähde voi olla relaatiotietokannassa, no-sql tietokannassa, tietovarastossa, palveluväyläintegraation takana, Excelissä, applikaatio-APIn takana tai missä vain. Riippuen bisnestarpeesta ratkaisu voi olla joko hyvin kevyt, kuten linkki Exceliin katalogissa, tai raskaampi useasta lähteestä konsolidoitu tietovarasto data lakessa ja tietovarastossa.

API management tarjoaa mahdollisuuden keskittää kaikki APIt yhden palvelun taakse hallittavaksi kokonaisuudessaan. Azuren API management ei kuitenkaan tarjoa laajempaa katalogitoiminnallisuutta itsessään, mitä varten onkin kehitetty data catalog -tuotteita, kuten Azure Data Catalog. Ideana data katalogissa on rakentaa keskitetty tietämyskanta organisaation keskeisimmistä data lähteistä. Tavoitteena on helpottaa tiedon löytämistä, kategoriointia, kuratointia ja hallinnointivastuita. Tämä kuulostaa niin tutulta tarpeelta viimeaikaisten GDPR-keskustelujen tiimoilta. Viimein organisaatiot pakotetaan selvittämään mitä tietoa heillä on ja mistä.

Saavutettavuus

Hallitusti rakennettujen data-pohjaisten ratkaisujen lisäksi yrityksillä on kasvavaa tarvetta saada data saataville yhä moninaisempiin tarpeisiin, eikä näitä välttämättä ehditä hallitusti edes ratkaisemaan. Valtaa dataan on siis hajautettava koko organisaation laajuudelle. Keskitetty raportointiyksikkö tai tietohallinto ajautuu helposti pullonkaulan rooliin yhä kasvavissa liiketoimintatarpeissa. Pilvipalveluiden myötä liiketoimintayksiköt voivat itsenäisemmin ratkaista tarpeitaan, mikä onkin edellytys asiakaslähtöisessä ja mukautuvassa liiketoiminnassa.

Data platfomin pitäisi siis tarjota turvallinen ja hajautettu pääsy kaikkeen organisaation dataan, oli se sitten valmiiksi pureksittua tai raakamuotoista.

Älykkyys

Organisaatioiden älykkyys on historiassa pohjautunut lähinnä yksittäisten ihmisten ja tiimien kollektiiviseen älykkyyteen. Data-driven organisaatiossa tätä älykkyyttä pyritään tuomaan data platformiin, mikä mahdollistaa täysin uudenlaisten digitaalisten ja automatisoitujen asiakasratkaisujen ja palveluiden luomisen.

Älykkyyttä on monentasoista ja tässä tapauksessa voisi kuvata älykkyyttä jatkuvasti kehittyvänä datan hyödyntämisen kyvykkyytenä esim. seuraavilla tasoilla:

  1. Yrityksen keskeinen data on laadukasta, löydettävissä ja hyödynnettävissä erilaisiin tarpeisiin. Dataa kerätään ja hallitaan vielä melko manuaalisesti.
  2. Datan perusteella pystytään tekemään reaaliaikaisia tulkintoja yrityksen toiminnan tehokkuudesta ja asiakaslisäarvon tuottamisesta. Datan keruu on vahvasti automatisoitu.
  3. Datan perusteella pystytään tekemään ennakointia mitä tulevaisuudessa tulee todennäköisesti tapahtumaan. Sekä datan keruu että analysointi on automatisoitu.
  4. Datan pohjalta voidaan tehdä päätelmiä mitä toimenpiteitä pitäisi tehdä. Datan analysointiin on rakennettu sekä opetettua koneälyä että itse-oppivaa koneälyä.
  5. Järjestelmät pystyvät itsenäisesti tekemään optimointeja perustuen data analyysien tuottamiin suosituksiin.

Viimeisimmät vaiheet kuulostavat vielä utopialta ja itse asiassa lähes kaikki yritykset taistelevatkin tällä hetkellä päästäkseen ensimmäiselle tasolle datan hyödyntämisessä. Tasolle, jossa organisaation oleellinen tieto ei enää sijaitse työntekijöiden pään sisällä ja jossa data platformin tieto on niin laadukasta, että siihen voidaan oikeasti luottaa sekä operatiivisessa toiminnassa että liiketoiminnan kehittämisessä.

Prosessit ja liiketoiminta-aspekti

Yhtä tärkeää kuin data platform itsessään, tai jopa tärkeämpää, on työskentelytavat ja datan hyödyntämisen kulttuuri. Ilman kurinalaista data-vetoista toimintaa data platformin hyöty ei realisoidu ja organisaatio jää manuaalisen työn aikakaudelle. Monilla yrityksillä on tässä valtava hyppy edessään. On toimittu ehkä vähän mutu-tuntumalla tai jopa EVVK-asenteella. Kuten mikä tahansa kulttuurillinen toiminnan muutos, tämäkin vaatii pitkäjänteistä sitoutumista vuosien ja jopa vuosikymmenien ajaksi.

Älykäs data platform ei ole kuitenkaan itsetarkoitus, johon voidaan rakentaa oma hallintamalli ja sen jälkeen olla tyytyväisiä. Data platformin on tuettava liiketoiminnan alati kehittyviä tarpeita ja siksi prosessit pitää ulottaa liiketoimintaan asti. Sekä tietojen syöttö että hyödyntäminen tapahtuu liiketoiminnan ytimestä käsin. Näin ollen data platform pitääkin nähdä liiketoiminnan työvälineenä. Mielellään niin, että puhutaan vähemmän data platformista ja enemmän liiketoiminnan tarpeiden ymmärtämisestä ja näihin soveltuvien data-pohjaisten ratkaisujen etsimisestä.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.