21
SYY

Kemira uudisti organisaation digitaalisia ryhmätyökäytäntöjä

Petri Säkkinen - sunnuntai 21.9.2014

KemiraKemiran markkinointiviestinnästä ja viime vuoden vaihteeseen asti sisäisestä viestinnästä vastannut johtaja Marja Jokinen oli puhumassa Intranet & digitaalinen työympäristö Summit 2014 -tapahtumassa organisaation sisäisen digitaalisen ryhmätyön kehittämisestä ja jalkauttamisesta. Puheenvuoro keskittyi vuosien 2013-2014 aikana käynnistettyyn Kemiran globaaliin digitaalisten ryhmätyöratkaisujen kehityshankkeeseen, jossa Digital Illustrated on toiminut konsepti- ja toteutusvaiheiden kumppanina.

Kemira terävöitti kasvustrategiaansa keväällä 2013, tavoitteena saavuttaa toimiala- ja teknologiajohtajuus valituilla markkinoilla vuoteen 2020 mennessä. Kasvua ja innovaatioita painottavan strategian toteutus tulee vaatimaan organisaatiolta paljon, ja yhtenä strategian implementointia tukevana osa-alueena on organisaation sisäinen, perinteiset organisaation "siilot" ylittävä tehokas yhteistyö ja tiedon jakaminen. Kemira käynnisti IT:en ja viestinnän yhteisponnistuksena alkuvuonna 2013 strategiaa tukevan digitaalisen ryhmätyö -konseptin, "Collaboration-konseptin" työstön.

Käyttäjät keskiössä

Kemiran Collaboration-konseptin  keskiössä olivat käyttäjät eli työntekijät ja tiedon jakamiseen liittyvien toimintatapojen kehittäminen käyttäjälähtöisesti. Konseptin keskeisimmät käyttötapaukset ja ratkaisut keskittyivät tietotyöläisten arkeen ja tiedon jakamisen edistämiseen, mutta projektissa pyrittiin aktiivisesti huomioimaan myös intranet- ja ryhmätyöprojekteissa valitettavan usein laiminlyötyjen tuotantotyöläisten viestinnälliset tarpeet. Käyttäjähaastattelut, sähköinen henkilöstökysely, käyttäjäpersoonakuvaukset ja fokus-ryhmähaastattelut olivat tärkeitä suunnittelutyökaluja konseptityön aikana, joiden avulla porauduttiin käyttäjien tarpeisiin, organisaatiokulttuurin nykytilanteeseen ja ennen kaikkea piilevään potentiaaliin, jota uusilla digitaalisilla työvälineillä voitaisiin valjastaa strategian toteuttamisen tueksi.Kemiran konsepti, Twitter

Toteutusta valmistelevan konseptityön lopputuloksena kohderyhmälähtöiset käyttötapaukset ja toimintatapamuutostavoitteet priorisoitiin perustuen hankkeen strategisiin ajureihin, ja käyttötapaukset purettiin konkreettisiksi ratkaisuiksi ryhmätyöteknologia-alustan toimintojen ja kyvykkyyksien mukaan. Teknologia-alustaksi valittiin Microsoft SharePoint 2013, jonka aikaisempia versioita Kemiralla on ollut jo pidempään käytössä sisäisessä ja ulkoisessa verkkosisällön ja dokumenttien jakelussa.

Digitaalisten työtilojen uudistus

Kemiran Collaboration-ratkaisujen tiekartan ensimmäinen vaihe oli dokumentti-vetoisen ryhmätyöskentelyn ja organisaation pysyviä työryhmiä ja projektiryhmiä tukevan digitaalisten työtilojen uudistus. Osana toteutusprojektia Kemiran olemassa olevat, vanhempien SharePoint-versioiden piirissä olevien työtila-alustojen sivusto- ja dokumenttimassat siirrettiin ohjelmallisena migraationa uuteen palveluun. Samassa yhteydessä otettiin käyttöön käyttäjien henkilökohtaiset sivustot ja esiteltiin uusi, interaktiivisempi ja käyttäjäkokemukseltaan edistynyt hakukokemus dokumenttien ja sisäisen verkkosisällön löytämiseksi.

Ensimmäisen vaiheen toteutus vietiin läpi loppuvuoden 2013 ja alkuvuoden 2014 aikana hyödyntäen ketteriä palvelukehitysmenetelmiä, jossa Digital Illustratedin asiantuntijatiimi työskenteli läheisessä yhteistyössä Kemiran omien teknologia-asiantuntijoiden ja viestintäorganisaation kanssa. Toteutustyöt vietiin läpi kahden viikon mittaisissa sprinteissä, joiden lopputuloksena syntyi aina tuotantovalmiita ratkaisuja. Valittu työskentelymalli mahdollisti budjetissa ja aikataulussa pysymisen, ja lisäksi mahdollisti reagointikyvyn projektin aikana esiin tulleisiin toimintaympäristön muutoksiin.

Jalkauttaminen ja muutoksen johtaminen

Jo lähtien konseptityön alkuaskeleista, projektin yhdeksi tärkeimmistä asioista tunnistettiin muutoksen johtaminen ja keskeisimmäksi haasteeksi palvelun ja sen esittelemien tietotyön uusien toimintatapojen jalkauttaminen osaksi globaalin, 4500 työntekijän organisaation toimintatapoja. Kokonaishankkeen tärkeimmät muutosta edistäneet osa-alueet olivat:

  • Johdon sitoutuminen tavoitteisiin ja projektin selkeä linkittyminen Kemiran strategiaan
  • Keskeisten käyttäjäryhmien edustajien ja liiketoiminnan päätöksentekijöiden aktiivinen osallistuminen jo konseptivaiheessa
  • Toteutusvaiheessa hyödynnetty ketterä palvelukehitysmenetelmä, jossa jatkuva palaute ohjasi tekemistä
  • Selkeä viestintäsuunnitelma ja riittävä resursointi ja priorisointi sisäisen viestinnän toteuttamiseksi
  • Kattava sisäinen koulutusohjelma, jossa tärkeimmille sisäisille sidosryhmille räätälöitiin kohdennetut koulutussessiot
  • Hyvin määritelty hallintamalli (Governance), joka tukee sekä teknisen alustan että viestinnällisen konseptin jatkuvaa kehittämistä, ylläpitoa ja käytön tukea

Koulutusvaiheessa Digital Illustratedin jo konseptityöhön osallistuneet konsultit järjestivät Kemiran sisäisille kohderyhmille ja eri aikavyöhykkeillä oleville toimipisteille Lync-pohjaisia videokoulutuksia.

Tulokset

Kemiran Collaboration-ratkaisujen tiekartan ensimmäisten vaiheiden lopputuloksena työryhmien dokumentti-vetoinen yhteistyö on kokonaisuudessaan siirretty vanhoilta alustoilta uuden palvelun piiriin. Varsinainen toteutusprojekti pysyi täysin projektin alussa varatussa budjetissa ja samoin asetetutuissa aikataulurajoissa pysyttiin hyvin. Työtilakäyttäjät ovat olleet tyytyväisiä uudistuneeseen käyttäjäkokemukseen ja palvelujen aktiivinen jalkautus on käynnissä.Kemira, onnittelut, Twitter

Ensimmäinen vaihe on kuitenkin vasta luonut valmiuksia ja teknologia-alustan, jonka päälle jatkossa Kemira voi jalkauttaa entistä yhteisöllisempiä, innovaatiota ja jatkuvaa oppimista tukevia toimintatapoja. Kuten aina, tiedonhallinta- ja ryhmätyöratkaisujen käyttöönotto ei ole projekti, vaan jatkuva prosessi.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.