24
MAR

Pöyryn uusi pilvi-intranet toimii 6000 asiantuntijan yhteistyöalustana

Milja Nohynek - tiistai 24.11.2015

Bridge

Yli 6000 hengen konsultointi- ja insinööritoimisto Pöyry on uudistanut Intranetinsa Office 365-palveluilla. Uusi pilvipohjainen Intranet toi Pöyryn organisaatiolle yhteisen viestintäalustan, joka tuo henkilöstön yhteen ajasta ja paikasta riippumatta tehostaen samalla työntekoa sekä tiedon löydettävyyttä.

Haaste

Pöyryn visiona on olla luotettava kumppani, joka toimittaa järkeviä ratkaisuja tekemällä työtä yhdessä. Pöyry on globaali toimija, jonka asiantuntijat ovat hajautuneet eri toimipisteisiin ja siiloihin. Tiedon helppo löydettävyys, asiantuntemuksen ja parhaiden käytäntöjen aktiivinen jakaminen yli organisaation rakenteiden sekä tehokas tietotyö ylipäänsä ovat Pöyrylle keskeisiä menestystekijöitä strategian toteutumiesssa. Pöyry päätti vuoden 2013 lopulla käynnistää intranet-uudistusprojektin, jossa uuden teknologian hyödyntäminen yhteistyön tukena ja aikaisempaa vuorovaikutuksellisempien viestintäkäytäntöjen lanseeraaminen olivat keskiössä. 

Ratkaisu

Digital Illustrated toteutti Pöyrylle Office 365 -pohjaisen viestinnällisen Intranet-ratkaisun (nimeltään Plaza), joka kokoaa sekä globaalit että lokaalit sisällöt yhteen. Lisäksi palveluun nivottiin uusia Office 365 -pohjaisia ratkaisuja kuten työtilat ja yhteisökäyttöä tukeva Yammer. Täydentävät Office 365-palvelut tuotiin Plazaan navigaatiota ja sisältö-nostoja hyödyntämällä, mikä mahdollisti uusiin tietotyötapoihin kannustamisen osana päivittäistä intranet-käyttöä.

Plaza
Pöyryn Intrassa painotettiin toimivaa yhteistyötä yli organisaatiorajojen lokaaleja sisältöjä unohtamatta. Yllä esimerkki Pöyryn globaalista viestinnällisestä sisällöstä.

Tiiviin konseptin päivitysvaiheen jälkeen projekti toteutettiin ketterän kehityksen mallilla, jossa syntyi pala palalta toimivia Intra-kokonaisuuksia kevään 2015 aikana. Pöyryn uusi intranet rakennettiin teknisiä räätälöintejä välttäen ja parhaiden pilviratkaisujen palvelukehityskäytäntöjen mukaisesti. Valittu lähestymistapa mahdollisti sekä kustannustehokkaan toteutuksen että sen, että ratkaisu ei tulevaisuudessa vaadi päivityksiä tai migraatioita, kun taustalla oleva pilvipalvelu kehittyy. Lisäksi Pöyry pystyy hyödyntämään Microsoftin mobiili-appseja mm. intranetissa tallennettujen dokumenttien löytämiseen ja käsittelyyn sekä tiedotteiden seuraamiseen.

Jalkautus ja yhteistyö avainroolissa

Teknisen toteutuksen jälkeen oli sisällönsyötön ja jalkautuksen valmistelun vaihe yli kesän, jossa yli sata käyttäjää noin kymmenestä maasta osallistui Intran rakentamiseen. Ryhmä saatiin yhteen sekä Yammerin kautta, että face-to-face -koulutuksilla, joita pidettiin jokaiselle sisällönsyöttäjälle.

Intra jalkautettiin syksyllä. Jalkautukseen panostettiin paljon tapahtumista kampanjoihin ja ohjeisiin, sillä uusi alusta on osa uudenlaista työskentelymallia, ei vain tekninen toteutus. Samaan aikaan lanseerattu yhtiön uusi visio ja yhteistyökampanja kertovat Pöyryn tahtotilasta lisätä yhteistyötä ja tehostaa tietotyötä organisaation maarajojen yli.

Hyödyt

Uuden intran myötä työtapojen muutos tavoitteiden mukaiseen suuntaan on jo näkyvissä. Organisaatio on ottanut Intran vahvasti käyttöön. Lokaaleja sisältöjä sekä työtiloja on luotu ahkerasti. Erityisen positiivista on uusia toimintatapoja korostavan ja siiloja murtavan Yammerin lisääntynyt käyttö niin käyttäjämäärissä kuin aktiivisuudessakin.

"Uusi Intra on merkittävä askel yhteistyötä lisäävässä kulttuurinmuutoksessa. Se muuttaa työskentelytapoja eri puolilla maailmaa ja samalla tuo meidät lähemmäs toisiamme. Kyseessä on kuitenkin pitkä prosessi, ei niinkään kertaprojekti. Vuodenvaihteessa teemme käyttäjäkyselyn, jonka perusteella voimme jatkokehittää Intraa ja yhteisiä toimintatapojamme entistä paremmiksi", kertoo Pöyryn Global Digital Communications Manager ja Intra-projektin vetäjä Tarja Virrantuomi.

Yrityksistä

Pöyry Oyj on suuri kansainvälinen konsultti- ja insinööritoimisto. Lisää Pöyrystä osoitteessa www.poyry.com .

Digital Illustrated on ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille. Lisää referenssejä Digital Illustratedilta löydät täältä.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.