09
TOU

Teknologisen transformaation kupla

Antti Martikainen - tiistai 9.5.2017


Teknologian fiksu hyödyntäminen mahdollistaa kilpailukyvyn kehittämisen, mutta mahdollisuus realisoituu harvoin ilman konkreettisia muutoksia itse organisaation toimintamalleissa. Muutos vaatii käytännössä aina ajallisia ja rahallisia investointeja. 

Turhan usein investointi painottuu koulutusohjelmiin ilman sen vaikutuksia tukevaa pohjatyötä. Tällöin investoinnit menevät pääsääntöisesti hukkaan. Onkin tärkeää ymmärtää, mitä roolia teknologia voisi näytellä suhteessa nykyiseen toimintamalliin ja millä oppimismekanismeilla saadaan aikaan positiivista vaikutusta.

Välineiden käyttöönottoa ja opettamista suunnitellaan yleensä omana hankkeenaan, "jotta me sitten aletaan toimia tehokkaammin ja fiksummin ja tieto löytyy nopeasti". Ihan järkeenkäypää ajattelua omalla tavallaan, mutta kokemus ja tutkimustulokset kertovat, että tällä tiellä edessä on haasteita. Tyypillisimpiä niistä ovat päivittäisten tehtävien aiheuttama kiire, vakiintuneen ajattelun ja toimintamallien pysyvä muuttaminen ja siilomainen kehittäminen.

Saavutetaanko välineitä kouluttamalla koskaan kokonaan uudenlaista ja kilpailukykyä parantavaa toimintamallia?


Klassisin muutosohjauksen menetelmä: "Hakataan tieto päähän koulutuksilla"


Tyypillisesti muutosta yritetään saada aikaan koulutuksilla. Forbesin vuonna 2016 julkaiseman artikkelin mukaan amerikkalaisten organisaatioiden koulutusbudjetti oli 162 miljardia taalaa vuonna 2012. Huikea summa, josta artikkelin tutkijoiden mukaan meni hukkaan arviolta 150 miljardia dollaria - kyllä, noin 90% investoidusta rahasta. Tutkijat puhuvat "suuresta koulutushuijauksesta", jolla ei saavuteta investointien taustalla olevia tavoitteita.

Miksi?

Forbesin artikkelissa siteerattujen tutkijoiden keskeisin ajatus on, että työyhteisöissä organisointi ja hallinnointi ovat niin vahvassa roolissa, että yksilöt ja tiimit eivät pysty itsenäisesti soveltamaan oppimaansa, ennen kuin systeemi sallii sen. Lisäksi yksilöt odottavat hallinnon tukevan opitun tavan säilyttämistä. Eli systeemi tulee muuttaa ensin.

Systeemi tulee muuttaa ensin. Eikä tässä puhuta nyt tietoteknisestä järjestelmästä. Mitä tämä siis mahtaisi tarkoittaa?


Muuttaako ihmisiä, systeemiä vai molempia?


Forbesin artikkelin keskeinen väite on, että muutospyrkimysten kohdentaminen yksittäisiin ihmisiin ei riitä silloin, kun puhutaan organisoidun ja prosesseihin pohjautuvan kokonaisuuden (työyhteisön toimintamallien) muuttamisesta. Koulutusohjelmien (myös johdon koulutuksen) tyypillinen painopiste on kuitenkin ihminen, ja tyypillisin menetelmä koulutukset. Näin on, vaikka kouluttamista pidetään hyvin yleisesti tehottomana. Koulutuksissa pitäydytään, koska se on helpoin ja edullisin vaihtoehto. Jotain pitää tehdä, eli koulutetaan!

Toinen ja enemmän näkemyksellisyyttä, johtajuutta ja organisaation keskinäistä yhteistyötä vaativa vaihtoehto on lähestyä muutosta organisaatiosysteemisenä muutoksena, jossa määritetään uusi toimintamalli räätälöidysti työn kontekstiin. Siinä lähdetään miettimään kokonaisuutta strategian ja asiakastavoitteiden lähtökohdista, yli siilorajojen. Lisäksi mukaan otetaan johtamisen näkökulma ja pohditaan siis uusiksi myös rooleja, vastuita ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Vaikeaa? Monesti. Tuloksekasta? Paljon todennäköisemmin kuin pitäytyminen pelkissä koulutuksissa.

Haasteen suuruus riippuu muutoksen kokoluokasta. Puhutaanko johtoryhmän työskentelymallista, vai koko organisaation palveluprosessin kulttuurimuutoksesta?

Myös omat kokemukseni ovat osoittaneet, että oppi menee perille paremmin silloin, kun välineiden käytön pohjana on johdon tai esimiesten kanssa yhteistyössä hahmotettu parempi tavoitetila, jossa huomioidaan niin yksilön, tiimin, liiketoiminnan kuin asiakasyhteistyönkin tavoitteet. Kun muutokselle on yhteinen tarkoitus, syntyy aito motivaatio oppia ja olla mukana muutoksessa - kokeillen, pilotoiden, yhteistyössä joka päivä oppien.

Työkalujen hyödyntäminen on tällöin  tarpeiden lähtökohdista mietitty väline tavoitekuvan saavuttamiseksi, ei itseisarvo. Oppiminen tapahtuu tällaisessa muutosprosessissa työn kontekstissa, ei luokkahuoneessa. Opit myös säilyvät todennäköisemmin, kun niiden hyödyntäminen on luonteva osa arkista johtamista ja tekemistä eikä pelkkä maininta juhlapuheissa.

Onko koulutuksissa siis mitään ideaa? On. Niillä on edelleen iso merkitys orientaation ja mahdollisuuksien selkiyttämisessä - eli tiedon levittämisessä. Koulutuksilla voidaan myös tehostaa vakiintuneiden toimintamallien käytäntöjä. Koulutuksia fiksusti suunnittelemalla voidaan tuoda yksilöille ja tiimeille ideoita, joita innokkaimmat ottavat käyttöön. Nämä pistemäiset voitot ovat pieniä puroja osana kulttuurimuutoksen siemeniä. Koulutukset eivät kuitenkaan ainoana välineenä riitä merkityksellisten muutosten saavuttamiseen koko organisaation tasolla. Pelkät koulutukset eivät riitä aikaansaamaan digitaalista transformaatiota asiakkaan, työntekijän, eivätkä liiketoiminnan näkökulmasta.


Kytke työkalujen ja teknologian hyödyntäminen osaksi tärkeitä kehityshankkeita ja organisaatiomuutoksia


Oletko tunnistanut omasta organisaatiostasi sopivan ja strategisestikin riittävän tärkeän kehityskohteen, jonka suhteen menisitte vähän pidemmälle? Pohjustaisitte tämän kohdealueen johdon ajattelua ja linkittäisitte uuden teknologian tai uusien työvälineiden hyödyntämisen osaksi tämän kehityshankkeen suunnittelua ja myös kyseisen alueen johdon ja esimiesten valmennuksia, ehkäpä yhdessä HR-johdon kanssa? Entä jos tähän liittyvässä pilotissa mietittäisiin yhdessä uusiksi myös tiimirooleja sekä parempaa lisäarvoa tuovaa toimintamallia ja siihen kytkeytyviä vastuita vaikkapa viestintäkanavien ja yhteistyön osalta? Ja oikeastaan yritettäisiin ajatella uusiksi koko homma asiakkaan, työhyvinvoinnin ja strategialinjausten pohjalta?

Teknologia edistyy ja kilpailu kiristyy, joten nyt on oikea hetki pohtia oman yrityksen sisäisiä menetelmiä ja organisoitumisen malleja ajatellen todellisten tulosten aikaansaamista. Tekeminen kannattaa käynnistää heti, koska oppimisen ja muutoksen kulttuurin kehittäminen vaatii aikaa. Jos kaipaat tukea, autamme mielellämme.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.