31
HEI

Tietotyön kehittäminen on muutakin kuin viestintäteknologiaa

Riikka Gassen - maanantai 31.7.2017

Muistatteko vielä ne 2000-luvun alun kauhunhetket, kun netti ei toiminut? Kodin laajakaista saattoi lopettaa toimintansa varoittamatta tuntikausiksi, eikä kännykästä vielä löytynyt hotspotia tilanteen korjaamiseksi. Netin toimimattomuudesta seurasi usein ärtyminen pilalle menneestä työpäivästä sekä tietenkin pakonomainen pohdinta uusista viesteistä, päivityksistä ja uutisista. Jälkikäteen ajateltuna noissa hetkissä oli kuitenkin myös jotain, mitä nykyään kaipaan: häiriötöntä uppoutumista ja rauhaa jatkuvan poukkoilun sijaan.
 
Puhuttaessa tietotyön tuottavuudesta puhutaan enimmäkseen siitä, mitä työkaluja kannattaa käyttää mihinkin tarkoitukseen yhteistyössä muiden kanssa. Moni työtehtävä vaatii kuitenkin myös paljon sellaisen keskittymisen tasoa, jota uudet työkalut eivät välttämättä tue lainkaan.
 

Klikkaillessa on huono ajatella


Mitä sovelluksista tauotta kimpoilevat herätteet sitten tekevät työsuorituksellemme? Huonoa, vastaavat aivotutkijat. Samaa kuin treenaisi puolimaratonille sohvalla pizzan ja kokiksen kera ja ihmettelisi sitten, miksei hölkkä kulje.
 
Aivojen toiminnasta tulisikin tietää muutama perusasia, aivan kuten tiedämme fyysisen suorituskyvyn ylläpidostakin. Aivoissamme sijaitseva etuotsalohkon kuori säätelee keskittymiskykyämme ja sitä on mahdollista treenata aivan kuten lihasten toimintaakin on mahdollista kehittää omalla toiminnallaan. Keskittymiskyky ei siis ole stabiili kerran annettu ominaisuus, vaan siihen on mahdollista vaikuttaa omalla toiminnalla. Keskittymiskykyä voi kehittää esimerkiksi mindfullness-tyyppisillä harjoituksilla, joissa huomiota opetellaan tietoisesti ohjaamaan pois häiriötekijöistä.
 
Etuotsalohkon kuoren toimintaa on mahdollista myös huonontaa. Arvaatte jo millä - multitaskingilla.

Multitasking on ajelehtimista tekemättömien töiden välillä


Tietotyön haasteena on, ettet oikeasti työstä sitä, mitä kalenterissasi lukee, vaan sitä, missä huomiosi milloinkin on. Huomion keskittäminen on ensiarvoisen tärkeää, sillä ihmisaivot pystyvät edelleen prosessoimaan ajatuksissaan tehokkaasti vain yhtä asiaa kerrallaan. Jos siis kirjoitat sähköpostia palaverissa, et pysty samaan aikaan kuuntelemaan kollegoiden puhetta. Siksi tietotyö vaatii aivan erilaista organisointia: huomion organisointia.
 
Tietotyön tehottomuuden syyn on siis huonosti toimivan tiimityön lisäksi aivan yhtä lailla huonosti toimiva yksilötyö. Tämä näkyy esimerkiksi siten, että huomiomme viedään jatkuvasti toisaalle asioista, jotka ovat tärkeitä omien tavoitteidemme saavuttamiseksi. Nämä jatkuvat keskeytykset johtuvat tietenkin viestintäsovellusten herätteistä, jolloin emme voi enää hyvillä mielin sanoa, että teknologia yksiselitteisesti tehostaisi työtämme. Sitä pitää edelleen osata hyödyntää ”hyvä renki, huono isäntä” -tyyppisesti oikein.

Huomion hallinta ja Office 365


Jatkuvien keskeytysten ongelma on havaittu myös viestintäsovellusten kehittämisessä. Office 365 -palvelussa tämä näkyy esimerkiksi Skypen Do not disturb -toiminnossa tai Outlookin Tarpeettomat-kansiossa, jonka tarkoituksena on karsia sähköpostilaatikosta ei-tärkeät viestit omaan osioonsa. Molempien toimintojen tarkoituksena on välttää turhia herätteitä ja sitä kautta turhia työpäivän keskeytyksiä.
 
Uudempi Microsoft MyAnalytics -toiminto taas on vielä mielenkiintoisempi. Se kertoo käyttäjälle, kuinka pitkään he ovat istuneet palavereissa muita toimintoja, kuten sähköpostin kirjoitusta suorittaen. Eli toisin sanoen kuinka pitkään he ovat istuneet palavereissa seuraamatta siellä käytävää keskustelua.

Offline-aika kunniaan

Digikohkaus vieraannuttaa helposti siksi, että sen kuvataan vyöryvät jokaiselle elämänalueelle siten, ettei mitään vanhasta jää jäljelle. Kaiken aineiston pitää olla sähköisenä, eikä paperilta saa lukea enää mitään. Samalla kaiken vuorovaikutuksen pitää tapahtua sähköisesti, eikä työkaveria saa enää tavata kasvotusten.
 
Näin ei tietenkään ole, vaan käsin kirjoittaminen tekee hyvää aivoille eikä mikään digitaalinen (sellaisena kuin se nyt ymmärrämme) vielä korvaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta. Siksi töissäkin on hyvä päästää hetkeksi koneesta irti.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.