07
TOU

Viestinnällinen intranet modernilla SharePointilla

Milja Nohynek - maanantai 7.5.2018

Moderni intranet -blogisarjassa ensimmäisenä käsitellään modernilla SharePointilla rakennettavaa viestinnällistä intranetia.

Moderni SharePoint Online tarjoaa täysin responsiivisen, modernin ja helppokäyttöisen intranetin jo nyt ilman yhtään koodinpätkää. Mutta mitä asiakas saa tällä hetkellä oikeasti, jos ei halua investoida kustomointeihin? Käymme läpi tyypillisimmät tarpeet, mitkä saa jo nyt suoraan paketista.

1. Viestinnällisen intranetin sivustot

Viestinnällinen intranet rakentuu yksinkertaisimmillaan eri aihealueisiin keskittyneistä ohje- ja sisältösivustoista sekä etusivusta. Modernissa SharePoint-maailmassa Communication Sites on erinomainen rakennuspalikka näihin.

Jokainen Communication Site on oma sivustokokoelmansa, ja siten hyvä kokonaisuus isommille aihekokonaisuuksille tai organisaation osille. Intranetin rakennesuunnittelu kannattaa silti tehdä aina omaan liiketoimintaan sopien, eikä automaattisesti organisaatiokaavion mukaan.


Communication Site tarjoaa automaattisesti modernit, mobiilivalmiit sivut sekä useita intranet-sisältöä tukevia rakennuspalikoita: uutiset, sisältösivut, tapahtumakalenteri ja monia nostokomponentteja etusivulle ja muillekin sivuille. Alla on esimerkki Communication Site -etusivusta, missä on käytetty seuraavia toiminnallisuuksia (eli verkko-osia):

  • Uutiset
  • Tapahtumat
  • Henkilöt
  • Korostettu sisältö (nostettu uusimmat sivut)



2. Helppo navigaatio

SharePoint-intranetien perinteinen räätälöinnin kohta on ollut navigaatio, ainakin etusivun osalta. Nyt tähän tarpeeseen vastaa SharePoint hub sites -toiminnallisuus. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että eri sivustot (yleisesti Communication Sitet) voi yhdistää yhteen niin, että kaikilla on sama päänavigaatio, oli sitten missä vain intranetia.

Navigaatio on täysin manuaalinen ja maksimissaan kolmitasoinen. Tämän takia navigaatio kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Lisäksi mitään näkyvysrajoitteita tai profiilin mukaan näkyviä linkkejä ei ole (ainakaan vielä) mahdollista tehdä.

Sivustojen sisällä on intra-tasoisen navigaation lisäksi sivuston oma navigaatio. Tämäkin rakentuu täysin manuaalisesti, ja kannattaa olla selkeä kokonaisuuksineen.


3. Kokoava etusivu ja nostot

Toinen hub sites -toiminnallisuuden tuoma etu on nostomahdollisuus kaikkien sivustojen välillä, jotka kuuluvat tiettyyn hub siteen (suomeksi keskussivusto). Tämä on erityisesti kaivattu ominaisuus etusivulla, mihin voidaan nykyään nostaa halutuista sivustoista siellä tehdyt uutiset ja ohjeet kaikkien näkyville. Tapahtumat eivät nouse vielä käyttäjäystävällisesti, mutta oletettavasti siihen on tulossa päivitystä. Lisäksi profiilin perusteella nostoja ei vielä tule, eli kaikille näkyvät samat uutiset ja muut nostot etusivulla.

Alla on esimerkki, missä kolmesta eri sivustosta nousee uutiset etusivulle:


Nostoja voi tuoda myös mihin tahansa hub siteen kuuluvaan sivustoon. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi Työsuhde-sivuston uusimmat uutiset voidaan nostaa myös Kiinteistöpalvelut -sivustolle näkyviin.


4. Jatkuva kehitys

Huomionarvoista on se, että SharePoint Online ja Office 365 päivittyvät jatkuvasti. Tämäkin blogikirjoitus happanee varmasti jo puolen vuoden sisään, sillä uusia toiminnallisuuksia tulee jatkuvasti saataville modernin SharePointin maailmaan. Seuraavissa kirjoituksissa poraudumme enemmän aiheisiin, mitä tällä hetkellä kannattaa modernin SharePointin intranet-mallissa kustomoida, ja mitä muita mahdollisuuksia intranet-maailmaan kuuluu kuin vain Communication Sites ja Hub Sites.

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.