28
LOK

Yammer-käyttöönotto ei tarvitse ROI-laskelmaa

Petri Säkkinen - tiistai 28.10.2014

Yammer ROITuore Enterprise Social -tutkimus osoittaa, että sosiaalisen teknologian hyödyntäminen organisaatioiden tiedonhallinnassa on kuuma aihe juuri nyt suomalaisissa yrityksissä. Edelläkävijät kuten Alma Media ovat ottaneet  sosiaalisen teknologian haltuun, ja jalkauttaneet sen organisaatioidensa päivittäisen johtamisen ja viestinnän välineeksi. Todella moni organisaatio pohtii ja valmistelee tällä hetkellä omia käyttöönottojaan. Tähän valmisteluun liittyy keskeisesti niiden liiketoimintahyötyjen tunnistaminen, joihin Enterprise Social -alustan kuten Yammerin laajamittaisella käyttöönotolla tähdätään.

IT-projektien operatiiviset tavoitteet

IT-projektien hyötyjä kvantifioidaan usein investoinnin tuottoa (ROI) tai takaisinmaksua kuvaavilla mittareilla. Kun projektilla tavoitellaan välittömiä operatiivisia hyötyjä, ovat hyödyt monesti mitattavia tai ainakin vahvasti argumentoitavissa, esimerkiksi: 

  • Sähköpostin pilveen siirrolla pääsemme eroon käyttöpalvelukustannuksista ja lisensointimme yksinkertaistuu. Pilvimigraatioprojektin aiheuttamat kertaluonteiset kustannukset on maksettu 6 kuukaudessa takaisin alentuneina sähköpostijärjestelmän kokonaiskustannuksina.
  • Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa varastonhallintaamme ja nopeuttaa tilaus-toimitus-prosessia. Tehostumisen myötä vapautuva pääoma vähentää rahoituskustannuksia ja parantaa lisäksi asiakastyytyväisyyttä.
  • CRM-käyttöönotto tehostaa liidien käsittelyä ja edistää ristiin myyntiä. Jos uusi ratkaisu auttaa meitä voittamaan kolme uutta kauppaa käyttöönoton jälkeisen vuoden aikana, on projekti maksanut jo itsensä takaisin.

Yllä mainituissa esimerkeissä operatiiviset päätökset projektien käynnistämisistä voidaan tehdä vahvasti numeroihin tukeutuen. Pitäisikö samaa periaatetta noudattaa arvioitaessa potentiaalista Yammer-käyttöönottoa?

Yammer-käyttöönotto ei ole IT-projekti

Pois lukien käyttäjähakemistojen integroinnit ja kertakirjautumisen toteuttaminen, Yammer-käyttöönottoprojektissa on hyvin vähän perinteisen IT-projektin piirteitä. Aidosti SaaS-tyyppisenä pilvipalveluna Yammerin asiakaskohtaiset mukautusmahdollisuudet ovat erittäin rajallisia. Kun katsotaan Yammer-käyttöönottoprojektien työtehtäviä, niin työt pitävät sisällään pääosin viestinnän suunnittelua, yhteisöpäälliköiden valmentamista, ohjeistamista, koulutusta sekä ennen kaikkea organisaation asenteiden ja tiedon jakamiseen liittyviä toimintatapojen muokkaamista läpinäkyvämpään ja avoimempaan suuntaan.  Yammer-käyttöönoton ytimessä ei siis ole työkalu eikä teknologia, vaan organisaatiokulttuurin muutoksen johtaminen. Väline ja tuotealusta ovat vain muutoksen mahdollistajan roolissa.

Visio ja strategia muutoksen strategisina ajureina

Sosiaalisen teknologian käyttöönottoa ohjaavat kysymykset ovat samalla sekä strategisia että vahvasti arvoihin ja yrityskulttuuriin liittyviä. Keskeisiä kysymyksiä yritysjohdolle ovat mm: 

  • Onko työntekijöidemme kyky tehokkaasti verkostoitua yli organisaatiomme perinteisten siilojen edellytys tai jopa kilpailuetu tulevaisuudessa?
  • Haluammeko kannustaa työntekijöitä jakamaan kokemuksiaan ja ideoita asiakaskohtaamisista tai muista liiketoimintamme kannalta tärkeistä tapahtumista?
  • Onko innovaatiokyvykkyyden lisääminen meille strateginen asia? Edellyttäkö innovaatiotoiminnan edistäminen organisaatiossa tehokkaampaa yhteistyötä ajasta ja toimipaikasta riippumatta?
  • Onko läpinäkyvyyden lisääminen johtamisessa ja viestinnässä ylipäänsä tarpeen?
  • Haluammeko kannustaa hiljaisen tiedon keräämiseen ja matalan kynnyksen viestintään?
  • Edellyttäkö työantajamielikuvan vahvistaminen ja työntekijöiden sitouttaminen panostusta Millenium-sukupolven edellyttämään käyttäjäkokemukseen ja toimintatapaan tiedon jakamisessa?

 Todennäköisesti ja toivottavasti harva tämän päivän yritysjohtaja vastaa kielteisesti moneenkaan edellä esitetyistä kysymyksistä. Toisaalta tuskinpa moni johtaja myöskään vaatii operatiivisia eurotuottoja osoittavia Excel-pohjaisia laskelmia ennen vastauksensa antamista. Eli sosiaalisen teknologian käyttöönoton ajureina eivät useinkaan ole välittömät, todennettavissa olevat kustannussäästöt tai myynnin lisäykset, vaan strategia ja visio siitä mihin suuntaan organisaation kulttuuria pitää muuttuvassa toimintaympäristössä rakentaa. Koska tärkeä osa strategiatyötä on organisaation toimintaympäristön keskeisten trendien ymmärtäminen, niin harva avoimilla markkinoilla tänä päivänä toimiva yritys pystyy ohittamaan sosiaaliseen murrokseen liittyviä megatrendejä.

Miten eteenpäin?

Mikäli läpinäkyvyys  ja verkostoituvat toimintatavat ovat johdon näkökulmasta tavoittelemisen arvoisia asioita, on selvää, että perinteiset yksisuuntaiset intranet-tiedotuspalvelut, siilomaiset dokumenttityötilat ja sähköpostin massajakeluihin perustuvat keskustelukäytännöt eivät edes pienillä parannuksilla mahdollista tavoiteltavaa muutosta. Mitä sitten pitäisi tehdä? Koska liiketoimintahyötyjä ei välttämättä kannata edes pyrkiä lähteä mallintamaan, ovat seuraavat askeleet varsin suoraviivaisia: 

  • Valitse organisaatiollesi soveltuva Enterprise Social -alusta
  • Aloita hallittu ja suunnitelmallinen muutoksen johtaminen (käyttöönotto)
  • Seuraa jatkuvasti käytön jalkauttamista, mittaa ja reagoi

 Vaikka liiketoimintahyötyjä ei suoraan saisikaan mitattua, kannattaa kuitenkin aktiivisesti mitata käyttöönottoa ja käyttäjien sitoutumista uusiin toimintatapoihin.

Koska Yammer-käyttöönotto ei ensisijaisesti ole IT-projekti, on tuotteen toiminnallisuudet mahdollista ottaa varsin helposti organisaation omin voimin käyttöön. Kuitenkin käyttöönottoprojekteihin ja erityisesti käyttäjien sitouttamiseen liittyy lukuisia parhaita käytäntöjä ja vastaavasti sudenkuoppia, joiden tuntemuksesta on suurta hyötyä.  Digital Illustrated on auttanut lukuisia sekä keskisuuria että tuhansien käyttäjien organisaatioita Enterprise Social -ratkaisujen hyödyntämisessä, joista esimerkkinä on Alma Median Yammer-käyttöönotto. Tarvitsisitpa vain sparrausta tai kokonaisvaltaista käyttöönottoprojektin läpivientiä, Yammer-konsulttimme ovat käytössäsi. Mikäli aihe on ajankohtainen, ota yhteyttä!

Digital Illustrated

Olemme ketterästi liiketoimintahyötyä tuottava teknologiatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa korkean käyttäjäkokemuksen Microsoft-ratkaisuja yrityksille.